Petra Medica + Welyo = Rejestracja, która działa jak w zegarku (nawet 24/7)

Wyzwanie

Petra Medica to centrum medyczne, które każdego miesiąca obsługuje tysiące pacjentów. Ale przy rosnącej liczbie zgłoszeń i ograniczonej infrastrukturze technologicznej, rejestracja zaczęła się dusić. Długie oczekiwanie na połączenie, przeładowane linie, nieodebrane rozmowy i coraz bardziej sfrustrowani pacjenci – to był codzienny scenariusz.

Co gorsza, zespół musiał jednocześnie obsługiwać kolejkę w placówce i odbierać telefony – bez narzędzi do efektywnego zarządzania kontaktami. Brak przejrzystości procesów i brak centralizacji groził utratą klientów.

Rozwiązanie

Petra Medica postawiła na Welyo – platformę, która dopasowała się do specyfiki branży medycznej jak rękawiczka chirurgiczna.

Wdrożenie objęło nowoczesną infolinię, automatyczne oddzwanianie do pacjentów, którzy nie zostali obsłużeni, system IVR do kierowania ruchem i potwierdzania wizyt, kalendarz recalli oraz całodobowe wsparcie techniczne w ramach SLA Premium.

Wcześniej nie mieliśmy narzędzia, które pozwalałoby skutecznie obsługiwać infolinię. Pacjenci musieli długo czekać na połączenie, a rejestracja była przeciążona, próbując jednocześnie obsługiwać kolejkę w placówce.

Wdrożenie Welyo w Petra Medica przyniosło zestaw funkcji, które realnie przełożyły się na jakość obsługi pacjentów. Nowoczesna infolinia sprawiła, że pacjenci nie muszą już tkwić w kolejce – są obsługiwani szybko i sprawnie, bez frustracji. System automatycznego oddzwaniania zadbał o tych, którym wcześniej nie udało się dodzwonić – teraz każdy kontakt zostaje domknięty.

Rejestracja zyskała też kalendarz recalli, który pomaga śledzić połączenia i planować kolejne kontakty z pacjentami. Automatyczny IVR oraz funkcja potwierdzania wizyt telefonicznie odciążyły zespół z rutynowych zadań i wprowadziły porządek w codziennym chaosie. Do tego dochodzi Private Box – gwarantujący pełne bezpieczeństwo danych medycznych, oraz SLA Premium, czyli wsparcie techniczne dostępne 24/7. Bo zdrowie nie czeka do poniedziałku.

“Kontakt z zespołem wdrożeniowym i Biurem Obsługi jest bardzo dobry. Korzystamy z SLA Premium, co pozwala nam na całodobowe wsparcie – to kluczowe, bo nasza praca też odbywa się 24/7. Nie mamy żadnych zastrzeżeń do współpracy.”

Funkcje, które robią różnicę

• Nowoczesna infolinia – pacjenci nie czekają, tylko są obsługiwani
• Oddzwanianie automatyczne – żaden pacjent nie zostaje bez kontaktu
• Kalendarz recalli – rejestracja wie, do kogo i kiedy oddzwonić
• IVR i potwierdzanie wizyt – automatyzacja, która odciąża zespół
• Private Box – pełne bezpieczeństwo danych medycznych
• SLA Premium 24/7 – wsparcie non stop, bo zdrowie nie zna godzin urzędowych

Efekty w liczbach

90%

Odbieralność połączeń wzrosła do 80-90%.

<br>

Wcześniej? Nawet nie zbliżaliśmy się do tych wyników.

100%

Zgodności z wymogami ochrony danych medycznych – dzięki szyfrowaniu i Private Box.

Dzięki Welyo, Petra Medica zyskała pełną kontrolę nad swoją komunikacją z pacjentami. Procesy są teraz uporządkowane, odbieralność połączeń na rekordowym poziomie, a rejestracja działa bez przeciążeń.

Współpraca z Welyo to nie tylko wdrożenie systemu, ale też realne wsparcie, bezpieczeństwo danych i gotowość do dalszego rozwoju – w tym wdrażania takich innowacji jak voiceboty. To partnerstwo, które naprawdę działa.