Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI OBOWIĄZUJĄCA W SERWISIE WWW.WELYO.AI

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania Pana/-i danych osobowych przez Welyo S.A. z siedzibą w Warszawie.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pana/-i danych osobowych jest Welyo spółka akcyjna z siedzibą w Warszawie, przy ul. Hrubieszowskiej 2, 01-209 Warszawa, oferująca usługi pod marką Welyo, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001170786, posiadająca REGON: 141318537 oraz NIP: 7010108702, o kapitale zakładowym w wysokości 200.700,00 złotych, wpłaconym w całości, dalej „Welyo”.

2. Dane kontaktowe

W sprawach związanych z przetwarzaniem Pana/-i danych osobowych przez Welyo może się Pan/-i skontaktować z Welyo: pisemnie, wysyłając pismo na adres siedziby Welyo wskazany powyżej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: rodo@welyo.pl.

Welyo S.A. wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych Tomasza Ochockiego. Kontakt z IOD możliwy jest pod adresem mailowym: iod@welyo.pl.

3. Cel oraz podstawa prawna przetwarzania danych

Pana/-i dane osobowe są przetwarzane przez Welyo:

W związku z nagrywaniem rozmów telefonicznych na infolinii Welyo:

  • 3.1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci zapewnienia najwyższych standardów obsługi telefonicznej realizowanej przez pracowników Welyo, tj. m. in. w celu umożliwienia oceny sposobu prowadzenia rozmów przez pracowników Welyo (używany język, stosunek do dzwoniącego, rzetelność udzielanych informacji) oraz ewentualnej poprawy obsługi telefonicznej;
  • 3.2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci zabezpieczenia interesu prawnego osoby, której dane osobowe zarejestrowano w systemie nagrywania rozmów telefonicznych oraz Welyo na wypadek zaistnienia sporu i potrzeby wykazania faktów lub ustaleń;
  • 3.3. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami oraz zabezpieczenia materiału dowodowego.

Nagrywanie dotyczy zarówno połączeń przychodzących, tj. połączeń inicjowanych przez osobę fizyczną, której dane dotyczą (podmiot danych) jak i połączeń wychodzących, tj. połączeń inicjowanych przez Welyo.

Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się nagrywaniu poprzez zakończenie połączenia telefonicznego w każdym momencie rozmowy.

W związku z zawarciem umowy z Welyo lub wyrażeniem zainteresowania ofertą Welyo:

  • 3.4. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w celu zawarcia i realizacji umowy pomiędzy Welyo a Panem/-ią;
  • 3.5. w przypadku wyrażenia przez Pana/-ią zainteresowania ofertą Welyo i chęci skorzystania z produktów i/lub usług Welyo – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – w celu podjęcia działań na Pana/-i żądanie przed zawarciem umowy z Welyo, tj. m. in. w celu przedstawienia oferty, wysłania dodatkowych materiałów np. cenników, prezentacji, prowadzenia negocjacji;
  • 3.6.1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci kontaktu pomiędzy Welyo a kontrahentem Welyo, u którego jest Pan/-i zatrudniony/-a w sprawach związanych z zawarciem lub realizacją umowy zawartej pomiędzy Welyo a tym kontrahentem bądź w związku z podjęciem działań na żądanie tego kontrahenta przed zawarciem umowy z Welyo;
  • 3.6.2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci zachowania dowodów szczegółów dotyczących współpracy z klientami, jakie zostały ustalone podczas spotkania online (spotkania takie będą nagrywane i transkrybowane za pomocą narzędzia AI);
  • 3.7. w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych przez Welyo w celu kontaktu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w postaci odpowiedzi na uwagi i/lub zastrzeżenia przesłane do Welyo.

W związku z prowadzeniem przez Welyo marketingu bezpośredniego produktów i usług Welyo:

  • 3.8. w przypadku wyrażenia przez Pana/-ią zgody na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 12 lipca 2024 roku Prawo komunikacji elektronicznej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci marketingu bezpośredniego produktów i usług Welyo. Na powyższych podstawach 3.8, 3.9 Pana/i dane osobowe będą przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego produktów i usług, a także, aby oferta była pełniejsza i dedykowana dla konkretnego klienta wybrane rozmowy będą nagrywane. Po okresie 6 m-cy nagrywania są usuwane, lub będą niszczone w przypadku cofnięcia zgody;
  • 3.9. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci badania satysfakcji klientów;
  • 3.10. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci prowadzenia komunikacji, udzielenia odpowiedzi na pytania, w tym w celu nawiązania współpracy.

W związku z organizowaniem i prowadzeniem przez Welyo webinarów oraz innych podobnych wydarzeń:

  • 3.11. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – w celu zawarcia i wykonania umowy na usługę webinaru w związku z zapewnieniem obsługi i uczestnictwa w webinarze, na który użytkownik się zapisał oraz obsługi ewentualnych reklamacji;
  • 3.12. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa prawnie uzasadnionego interesu Welyo, mających zastosowanie do Welyo, w szczególności w związku z koniecznością rozliczeń podatkowych, w przypadku gdy Webinar jest świadczeniem odpłatnym;
  • 3.14. w przypadku wyrażenia przez Pana/-ią zgody na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 12 lipca 2024 roku Prawo komunikacji elektronicznej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci marketingu bezpośredniego produktów i usług Welyo, w związku z udzieleniem dobrowolnej zgody, podczas wypełniania formularza zapisu na webinar;
  • 3.15. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci badania satysfakcji klientów;
  • 3.16. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu w postaci archiwizacji materiałów i komunikatów wytworzonych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej;
  • 3.17. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami.

W związku z udostępnianiem bezpłatnych e-booków oraz innych podobnych materiałów przez Welyo:

  • 3.18. w przypadku wyrażenia przez Pana/-ią zgody na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 12 lipca 2024 roku Prawo komunikacji elektronicznej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci marketingu bezpośredniego produktów i usług Welyo, w związku z udzieleniem dobrowolnej zgody, podczas wypełniania formularza pobrania i dostarczenia przez Welyo bezpłatnych e-booków oraz innych podobnych materiałów;
  • 3.19. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci badania satysfakcji klientów;
  • 3.20. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci prowadzenia komunikacji, udzielenia odpowiedzi na pytania, w tym w celu nawiązania współpracy;
  • 3.21. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu w postaci archiwizacji materiałów i komunikatów wytworzonych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej;
  • 3.22. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami.

W związku z prowadzeniem przez Welyo różnych analiz biznesowych oraz związanych z bezpieczeństwem IT, obejmujących również dane osobowe klientów i potencjalnych klientów, a także innych kontrahentów:

  • 3.23. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Welyo w postaci: analityka sprzedaży (trendy, prognozy, raporty), analityka kosztów i ich trendów, analizowanie zawartych umów, przygotowywanie treści, efektywniejsze zarządzanie pracą, w zakresie bezpieczeństwa IT - diagnostyka, troubleshooting, wykrywanie anomalii, obsługa incydentów.
  • 4. Odbiorcy danych osobowych

    Pana/-i dane osobowe mogą być udostępnianie lub powierzane w celu dalszego przetwarzania podmiotom współpracującym z Welyo przy świadczeniu usług, w szczególności podmiotom świadczącym usługi informatyczne, hostingowe, konsultacyjne, marketingowe, a także podmiotowi dostarczającemu narzędzie AI do nagrywania i transkrybowania spotkań handlowych lub przeprowadzania analiz biznesowych oraz analiz bezpieczeństwa IT.

    5. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

    W wypadkach, w których Welyo korzysta z formularzy znajdujących się w portalu LinkedIn lub Facebook, Pana/Pani dane osobowe gromadzone za pomocą takiego formularza będą przetwarzane również odpowiednio przez LinkedIn Ireland Unlimited Company i/lub Facebook Ireland Limited Company jako odrębnych administratorów danych osobowych oraz mogą być przesyłane przez te podmioty poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w szczególności do Stanów Zjednoczonych i Singapuru. Więcej informacji na temat podstawy prawnej transferu danych oraz stosowanych środków bezpieczeństw można znaleźć w politykach prywatności Facebook i LinkedIn.

    W ramach korzystania z narzędzi AI służących do nagrywania i transkrybowania spotkań handlowych, przeprowadzania analiz biznesowych oraz analiz bezpieczeństwa IT dane mogą być przesyłane do państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego - Stanów Zjednoczonych. Taki transfer odbywa się na podstawie: (I) art. 45 RODO, zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w Stanach Zjednoczonych lub (II) na podstawie tzw. standardowych klauzul umownych, o którym mowa w art. 46 ust. 2 lit. c RODO.

    6. Okres przechowywania danych osobowych

    Pana/-i dane osobowe będą przechowywane przez Welyo przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane. W szczególności:

    • 6.1. w przypadku wskazanym w pkt. 3.1. powyżej – przez okres 3 miesięcy od zarejestrowania danej rozmowy telefonicznej;
    • 6.2. w przypadku wskazanym w pkt. 3.2. i 3.3. powyżej – przez okres do upływu terminu przedawnienia roszczeń, które mogą wyniknąć z ustaleń dokonanych podczas danej rozmowy telefonicznej;
    • 6.3. w przypadku wskazanym w pkt. 3.4. powyżej – przez okres do upływu przedawnienia roszczeń, które mogą wyniknąć z zawartej umowy, ustalanego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
    • 6.4. w przypadku wskazanym w pkt. 3.5. powyżej – do momentu zawarcia umowy z Welyo lub jeżeli prowadzone działania nie zostaną zakończone zawarciem umowy przez okres 3 miesięcy od momentu zakończenia ww. działań;
    • 6.5. w przypadku wskazanym w pkt. 3.6.1 oraz 3.6.2 powyżej – przez okres 1 roku po ostatnim kontakcie lub do upływu terminu przedawnienia roszczeń, które mogą wyniknąć z umowy zawartej przez Welyo, jeżeli taka umowa została zawarta;
    • 6.6. w przypadku wskazanym w pkt. 3.7. powyżej – przez okres 1 roku po rozpatrzeniu uwag i/lub zastrzeżeń;
    • 6.7. w przypadku wskazanym w pkt. 3.8. powyżej – do momentu wycofania przez Pana/-ią zgody na otrzymywanie informacji handlowych lub wykorzystywanie przez Welyo urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących lub do momentu skutecznego zrealizowania wniesionego przez Pana/-ią sprzeciwu wobec przetwarzania;
    • 6.8. w przypadku wskazanym w pkt. 3.9 powyżej – do momentu zgłoszenia sprzeciwu;
    • 6.9. w przypadku wskazanym w pkt 3.10 powyżej – przez okres niezbędny do obsługi zapytania lub do czasu wniesienia sprzeciwu;
    • 6.10. w przypadku wskazanym w pkt. 3.11. powyżej – przez okres do upływu przedawnienia roszczeń, które mogą wyniknąć z zawartej umowy, ustalanego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
    • 6.11. w przypadku wskazanym w pkt. 3.12. powyżej – przez okres do upływu przedawnień roszczeń wynikających z przepisów podatkowych;
    • 6.12. w przypadku wskazanym w pkt. 3.13. powyżej – przez okres niezbędny do obsługi zapytania lub do czasu wniesienia sprzeciwu;
    • 6.13. w przypadku wskazanym w pkt. 3.14. powyżej – przez okres do momentu wycofania przez Pana/-ią zgody na otrzymywanie informacji handlowych lub wykorzystywanie przez Welyo urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących lub do momentu skutecznego zrealizowania wniesionego przez Pana/-ią sprzeciwu wobec przetwarzania;
    • 6.14. w przypadku wskazanym w pkt. 3.15. powyżej – przez okres do czasu wniesienia sprzeciwu;
    • 6.15. w przypadku wskazanym w pkt. 3.16. powyżej – przez okres niezbędny do obsługi zapytania lub do czasu wniesienia sprzeciwu;
    • 6.16. w przypadku wskazanym w pkt. 3.17. powyżej – przez okres do czasu przedawnienia roszczeń;
    • 6.17. w przypadku wskazanym w pkt. 3.18. powyżej – przez okres do momentu wycofania przez Pana/-ią zgody na otrzymywanie informacji handlowych lub wykorzystywanie przez Welyo urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących lub do momentu skutecznego zrealizowania wniesionego przez Pana/-ią sprzeciwu wobec przetwarzania;
    • 6.18. w przypadku wskazanym w pkt. 3.19. powyżej – przez okres do czasu wniesienia sprzeciwu;
    • 6.19. w przypadku wskazanym w pkt. 3.20. powyżej – przez okres do obsługi zapytania lub do czasu wniesienia sprzeciwu;
    • 6.20. w przypadku wskazanym w pkt. 3.21. powyżej – przez okres do czasu wniesienia sprzeciwu;
    • 6.21. w przypadku wskazanym w pkt. 3.22. powyżej – przez okres do czasu przedawnienia roszczeń.
    • 6.22. w przypadku wskazanym w pkt. 3.23. powyżej – przez okres do czasu wniesienia uzasadnionego sprzeciwu.

    7. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

    W związku z przetwarzaniem Pana/-i danych osobowych przez Welyo przysługują Panu/-i następujące prawa:

    • 7.1. prawo do żądania od Welyo dostępu do Pana/-i danych osobowych;
    • 7.2. prawo do żądania sprostowania Pana/-i danych osobowych;
    • 7.3. prawo do żądania usunięcia Pana/-i danych osobowych;
    • 7.4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Pana/-i danych osobowych;
    • 7.5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/-i danych osobowych przez Welyo w przypadkach wskazanych w pkt. 3.1. – 3.3. oraz 3.13-3.23. powyżej;
    • 7.6. prawo do przeniesienia Pana/-i danych osobowych, jeżeli przetwarzanie Pana/-i danych osobowych odbywa się na w oparciu o Pana/-i zgodę lub w celu zawarcia lub realizacji umowy, której jest Pan/-i stroną (pkt. 3.4., 3.5., 3.14 i 3.18. powyżej) oraz jeżeli to przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
    • 7.7. prawo do cofnięcia udzielonej zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie Pana/-i danych osobowych odbywa się w oparciu o Pana/-i zgodę, z tym zastrzeżeniem, że cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
    • 7.8. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w związku z przetwarzaniem Pana/-i danych osobowych przez Welyo.

    8. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych

    Podanie przez Pana/-ią danych osobowych jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie umowy o świadczeniu usług lub podjęcia działań na żądanie zawarciem umowy z Welyo, jeżeli Pan/-i lub podmiot Pana/-ią zatrudniający wyrazi zainteresowanie ofertą Welyo.

    Podanie przez Pana/-ią danych osobowych w celu prowadzenia przez Welyo marketingu bezpośredniego produktów i usług Welyo oraz jest całkowicie dobrowolne. Może Pan/-i cofnąć zgodę na prowadzenie przez Welyo marketingu bezpośredniego produktów i usług Welyo w dowolnym momencie, jednakże cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed takim cofnięciem.

    9. Wykorzystanie plików cookies

    Administrator wykorzystuje pliki cookies w celu dostosowania treści, które są Ci wyświetlane lub też aby zaoferować Ci pomóc. Na stronie portalu wykorzystujemy pliki przedstawione w tabeli poniżej. W celu zarządzania plikami cookies, zmień ustawienia plików cookies w przeglądarce, z której korzystasz:

    Lista plików cookies

    10. Zmiany polityki prywatności

    Administrator zastrzega sobie prawo zmiany polityki prywatności, o ile będzie wymagać tego obowiązujące prawo, ulegną zmianie warunki technologiczne funkcjonowania strony internetowej lub ulegną zmianie praktyki biznesowe.

    Ostatnia aktualizacja Polityki miała miejsce 30 września 2026 r.